Audit fornitori: pianificazione, svolgimento e vantaggi
Audit dei fornitori – definizione, obiettivi, contenuti e svolgimento degli audit fornitori
La valutazione di fornitori esistenti o nuovi è un processo critico per ogni azienda, poiché di norma ci si vincola contrattualmente a un partner commerciale per un certo periodo. Poiché qualità e affidabilità del fornitore precedono la propria catena del valore, i problemi che vi sorgono si trasmettono quasi inevitabilmente alla propria attività.
Se le forniture si interrompono, la produzione si ferma rapidamente. Trovare alternative aumenta di norma sensibilmente i costi e i difetti di qualità non rilevati finiscono nei propri beni e servizi. Ciò è doppiamente critico, perché l’insoddisfazione dei propri clienti – o i problemi conseguenti quando si è a propria volta fornitori – deve essere di solito sostenuta da soli.
L’audit fornitori è quindi uno strumento sensato e mirato per evitare o ridurre al minimo problemi futuri attraverso la valutazione regolare dei fornitori. Rispetto a molti altri tipi di audit, l’audit dei fornitori ha persino un piccolo vantaggio: lo stato obiettivo è almeno in parte noto – ossia le prestazioni e la qualità concordate contrattualmente. Mantenere a lungo termine questo stato obiettivo come stato effettivo può essere assicurato con molti strumenti collaudati di gestione della qualità e ottimizzato con audit fornitori regolari.
La legislazione sulla due diligence nella catena di fornitura – come la legge tedesca sulla due diligence nella catena di fornitura (LkSG) – ha reso l’audit fornitori ancora più importante. Non si tratta più solo di limitare i rischi economici diretti, ma anche delle conseguenze legali e reputazionali: le aziende sono corresponsabili – almeno in parte – dei comportamenti scorretti dal punto di vista etico, sociale e ambientale dei propri fornitori.
Infine, il monitoraggio e il controllo dei fornitori hanno un posto fisso in molte norme importanti (ad es. ISO 9001, ISO 13485). Anche se di solito non specificano punti concreti, l’attenzione è rivolta all’allineamento dei sistemi QM e alla qualifica e competenza dei collaboratori coinvolti.
Definizione: che cos’è un audit fornitori?
Un audit fornitori è una valutazione e verifica sistematica di un fornitore da parte di un’azienda che ne acquista prodotti o servizi. Lo scopo dell’audit è assicurare che il fornitore rispetti determinati standard di qualità, sicurezza, ambiente o compliance.
Obiettivi degli audit fornitori
Gli audit fornitori servono a ridurre i propri rischi – in passato soprattutto economici, oggi sempre più anche legali ed etici. All’inizio della catena produttiva vi sono spesso fornitori in altri paesi i cui standard su condizioni di lavoro, tutela dell’ambiente o qualità non corrispondono automaticamente ai propri. La legislazione sulla catena di fornitura ha ulteriormente acuito questa prospettiva.
Audit dei fornitori per la valutazione dei fornitori
Gli obiettivi di un audit fornitori variano a seconda del motivo per cui viene svolto. Per i fornitori esistenti, la valutazione dei fornitori assicura che le prestazioni concordate contrattualmente corrispondano allo stato effettivo e restino garantite nel prevedibile futuro.
Audit fornitori per la selezione dei fornitori
Nella ricerca di nuovi fornitori, l’audit è un mezzo adeguato per una selezione dei fornitori e una valutazione mirate. L’obiettivo è raggiungere lo stato futuro desiderato alle migliori condizioni possibili – in termini di qualità, quantità o costi.
Ottimizzare le catene di fornitura con lo sviluppo dei fornitori
Nello sviluppo dei fornitori gli audit si concentrano maggiormente su miglioramento e ottimizzazione: una migliore gestione dei rischi ed eventualmente l’ampliamento dei rapporti commerciali esistenti. L’audit del fornitore può far emergere questi potenziali in modo mirato.
Contenuti degli audit fornitori
Tradizionalmente, un audit fornitori è innanzitutto un audit di prodotto o di processo. L’obiettivo è determinare e valutare la qualità di beni o servizi e – ove possibile – assicurarne il miglioramento. La qualità del prodotto desiderata va naturalmente commisurata anche alle proprie possibilità finanziarie ed economiche. Più alto è il valore dei propri prodotti e servizi, più elevati devono essere i criteri di qualità applicati ai fornitori.
Se un audit fornitori include un audit di sistema, può valutare quanto bene funziona il sistema di gestione della qualità del fornitore e se questi controlla adeguatamente i propri fornitori. In settori ad alta intensità tecnologica come l’industria automobilistica o l’ingegneria meccanica, gli audit di sistema sono parte integrante della valutazione complessiva.
Anche gli audit di processo possono far parte di un audit fornitori e acquistano importanza con la legislazione sulla catena di fornitura. L’attenzione non è allora rivolta solo a criteri facilmente misurabili (qualità, prezzo, disponibilità …), ma anche a quanto bene il fornitore padroneggia i propri processi e sa attuare e controllare i processi richiesti contrattualmente. Emergono fattori più difficili da misurare – aspetti ambientali o altri requisiti sociali ed etici (ad es. igiene, protezione dei dati, compliance …).
Audit fornitori e ISO 9001
La ISO 9001 richiede al punto 8.4 di selezionare, valutare e monitorare i fornitori esterni secondo criteri definiti. L’audit fornitori è un mezzo efficace a tale scopo, ma non l’unico – a seconda del rischio possono bastare anche autovalutazioni, controlli in accettazione o indicatori di prestazione. Maggiori informazioni sulla norma nella nostra pagina sull’impostazione di un sistema QM secondo la ISO 9001.
Differenze rispetto agli audit di certificazione
Un audit fornitori è un classico audit di monitoraggio e quindi di norma richiede meno tempo ed è di portata minore rispetto a un audit di certificazione. Anche gli audit successivi richiedono di solito meno personale e tempo.
A differenza della certificazione, l’attenzione è rivolta più a fornire una panoramica e una valutazione. Oltre ai semplici requisiti “soddisfatto / non soddisfatto”, un audit fornitori contiene anche punti più quantificabili, ad esempio su macchinari, numero e qualifica dei collaboratori o sicurezza delle informazioni applicata.
Audit fornitori, audit del cliente, audit di certificazione – i termini
Se siete voi a sottoporre ad audit il vostro fornitore, si tratta di un audit fornitori (audit di seconda parte). Dal punto di vista del fornitore, lo stesso audit è un audit del cliente. Un audit di certificazione, invece, viene svolto da un organismo di certificazione indipendente (audit di terza parte). Gli audit interni esaminano la propria organizzazione (audit di prima parte).
Se avete in programma un audit del cliente, una preparazione mirata ripaga: valutate i requisiti del cliente e i risultati di audit precedenti, predisponete le evidenze e preparate i collaboratori coinvolti alle interviste. Vi supportiamo anche in questo.
Pianificare e svolgere un audit fornitori – come si svolge un audit fornitori?
Già nella preparazione degli audit fornitori avviene un intenso scambio di informazioni e documenti. Oltre ai primi incontri, documenti come certificati, specifiche, regolamenti e norme interne o contratti di lavoro possono già fornire una buona panoramica. Alcuni dei criteri desiderati possono così essere trasferiti direttamente in checklist, che durante l’audit devono solo essere verificate nella pratica. Spesso – in un’economia sempre più globale – le visite personali del team di audit non sono più indispensabili e l’audit può essere svolto con moderne tecniche da remoto. Si tratta di un grande vantaggio, soprattutto con i fornitori all’estero.
L’audit si conclude con un rapporto di audit, che serve alla specifica valutazione del fornitore e consente il confronto con altri potenziali partner. Ciò richiede una certa uniformità dei criteri di valutazione applicati.
Una valutazione positiva del fornitore può naturalmente servire anche come base per un’ulteriore ottimizzazione, al fine di assicurare a lungo termine lo stato raggiunto.
Requisiti per l’auditor dei fornitori
Gli auditor dei fornitori necessitano di competenza di audit secondo la ISO 19011, conoscenza delle norme pertinenti e dei prodotti e processi del fornitore. Nel settore automotive la IATF 16949 (punto 7.2.4) richiede una competenza dimostrata degli auditor di seconda parte; per gli audit di processo il riferimento è la VDA 6.3. Svolgiamo audit fornitori per vostro conto oppure formiamo i vostri auditor.
Audit fornitori all’estero: USA, Asia, India
Per i fornitori d’oltremare, costi e tempi di viaggio sono spesso il motivo per cui gli audit non si svolgono. Gli audit da remoto o ibridi colmano questa lacuna: una parte dell’audit – documenti, interviste, una visita live della produzione – si svolge via video, e i punti critici vengono verificati in modo mirato in loco. Con la nostra soluzione brevettata iVision® Remote Audit svolgiamo audit fornitori in tutto il mondo.
Audit dei fornitori secondo le leggi sulla due diligence nella catena di fornitura
Mentre in passato l’audit dei fornitori era motivato soprattutto da ragioni economiche e di qualità – migliorare la qualità dei propri prodotti, ridurre i costi di approvvigionamento, prevenire carenze di fornitura – oggi si aggiungono spesso ragioni legali. La legge tedesca sulla due diligence nella catena di fornitura (LkSG) si applica dal 2024 alle aziende con almeno 1.000 dipendenti in Germania. Una modifica – tra cui l’abolizione dell’obbligo di rendicontazione e sanzioni solo per violazioni gravi – è in fase di iter legislativo. A livello UE, l’ambito di applicazione della direttiva sulla due diligence aziendale ai fini della sostenibilità (CSDDD) è stato nel frattempo limitato alle aziende molto grandi.
Per i fornitori cambia poco: i grandi clienti trasferiscono contrattualmente i loro obblighi di diligenza – ad esempio tramite codici di condotta, autovalutazioni e audit sociali. Chi è preparato fa dell’audit dei propri fornitori una parte integrante della gestione della qualità. È determinante di volta in volta la situazione giuridica attuale; questo testo non sostituisce una consulenza legale.
Checklist audit fornitori – passo dopo passo verso un audit fornitori di successo
| Fase di audit | Punti di verifica | Stato |
|---|---|---|
| 1. Preparazione | Definire obiettivi e ambito dell’audit | ⬜ |
| Comporre il team di audit | ⬜ | |
| Redigere il piano di audit (incl. tempi e responsabilità) | ⬜ | |
| Analizzare i risultati di audit precedenti | ⬜ | |
| Preparare il questionario / la checklist | ⬜ | |
| Concordare la data dell’audit con il fornitore | ⬜ | |
| Richiedere documenti al fornitore | ⬜ | |
| 2. Svolgimento | Benvenuto e presentazione del team di audit | ⬜ |
| Spiegare procedura e obiettivi | ⬜ | |
| Visita di produzione e magazzino | ⬜ | |
| Verificare sistema QM e certificati | ⬜ | |
| Intervistare il personale specializzato | ⬜ | |
| Esaminare documenti ed evidenze | ⬜ | |
| Registrare non conformità e potenziali | ⬜ | |
| 3. Follow-up | Redigere il rapporto di audit | ⬜ |
| Concordare un piano d’azione con il fornitore | ⬜ | |
| Definire le scadenze di attuazione | ⬜ | |
| Pianificare verifiche successive / follow-up | ⬜ | |
| Documentare i risultati (ad es. nel sistema ERP) | ⬜ | |
| 4. Errori da evitare | Obiettivi di audit poco chiari | ⚠️ |
| Preparazione insufficiente | ⚠️ | |
| Documentazione mancante | ⚠️ | |
| Nessun monitoraggio delle azioni | ⚠️ |
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Domande frequenti sugli audit fornitori
Che cos’è un audit fornitori?
L’audit fornitori è uno strumento per valutare regolarmente fornitori esistenti o nuovi. Aiuta a evitare o limitare problemi futuri nella collaborazione.
Perché gli audit fornitori sono importanti?
I problemi presso il fornitore hanno un impatto diretto sulla propria creazione di valore: le mancate forniture possono fermare la produzione, l’approvvigionamento alternativo aumenta i costi e i difetti di qualità non rilevati finiscono nei propri prodotti e servizi.
Che cosa facilita l’audit dei fornitori?
Lo stato obiettivo è almeno in parte noto: le prestazioni e la qualità concordate contrattualmente. Il mantenimento di questo stato nel tempo può essere assicurato con strumenti collaudati di gestione della qualità e migliorato con audit regolari.
Che ruolo hanno le leggi sulla due diligence nella catena di fornitura?
Ampliano lo sguardo oltre i rischi economici alle conseguenze legali e reputazionali: le aziende sono corresponsabili di comportamenti scorretti dal punto di vista etico, sociale e ambientale nella loro catena di fornitura. Gli audit fornitori aiutano a individuare questi rischi.
Qual è la differenza tra audit fornitori e audit del cliente?
È lo stesso audit visto da due prospettive: se siete voi a sottoporre ad audit il vostro fornitore, svolgete un audit fornitori (audit di seconda parte). Per il fornitore sottoposto ad audit si tratta di un audit del cliente.
Un audit fornitori può essere svolto da remoto?
Sì, in tutto o in parte. Verifica dei documenti, interviste e visite live via video sono particolarmente adatte per i fornitori all’estero; i punti critici vengono verificati in loco se necessario (audit ibrido).
Chi è PeRoBa®:
PeRoBa® Unternehmensberatung GmbH è specializzata in sistemi di gestione dal 1991. Dal 2011 ha sede a Baldham e dispone inoltre di una rappresentanza in Prinzregentenstraße a Monaco di Baviera. PeRoBa® offre consulenza, audit e valutazioni per supportare i clienti nell’introduzione e nell’attuazione dei loro sistemi di gestione, oltre ad audit, formazione QM, seminari e workshop. Da gennaio 2016 è sul mercato il software brevettato sviluppato internamente iVision® – Smart Remote Audit Solution.
Il Dr. Roland Scherb è fondatore e amministratore delegato di PeRoBa® Unternehmensberatung GmbH, certificata DIN EN ISO 9001, ISO 14001 e ISO 27001, con sede a Baldham. È presidente del Bundesverband der Auditoren e. V. (Associazione federale tedesca degli auditor), responsabile del Forum di competenza Certificazioni ISO presso il BVMW e. V. (Associazione federale tedesca delle piccole e medie imprese) e membro del comitato DIN NQSZ NA 147-00-07 GA per la revisione della DIN EN ISO 19011. È inoltre autore di libri, formatore e docente presso rinomati istituti di formazione in materia di sistemi di gestione e dei relativi metodi fondamentali.
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